如何设定进出信件备份

在这篇文件要讲解企业中对于员工的进出信件做备份及稽核的作法. 信件备份的需求通常来自于主管想要查看员工的工作信件以了解其进度, 适时给予指导或甚至是要预妨公司机密资料外泄等目标.

以下我将以范例来说明整个设计方式.

 

假设公司的信箱帐号内容如下:

  • boss (老板)
    • manager1 (主管1)
      • employee1 (员工1)
      • employee2 (员工2)
    • manager2 (主管2)
      • employee3 (员工3)
      • employee4 (员工4)

假设我们的目的是要将主管(manager)收到的信备份给老板(boss), 员工(employee)收到的信备份给主管(manager);并将伺服器外寄的信件也备份起来.

首先我们先针对收进来的信进行备份的设定.

(1) 建立一个新帐号 backup4boss, 将主管 manger1, manager2 的帐号设定的收件备份都设定为 backup4boss, 将 backup4boss 这个帐号及密码给 boss 让他多设这个帐号来收主管备份信.

(2) 建立一个新帐号 backup4manager1, 将员工 employee1, employee2 的帐号设定的收件备份都设定为 backup4manager1, 并将 backup4manager1 这个帐号及密码给 manager1 让他多设这个帐号来收员工备份信.

(3) 建立一个新帐号 backup4manager2, 将员工 employee3, employee4 的帐号设定的收件备份都设定为 backup4manager2, 并将 backup4manager2 这个帐号及密码给 manager2 让他多设这个帐号来收员工备份信.

以上(1)(2)(3)就已经完成了内送信件的阶层备份. 老板可以看到主管的信, 主管可以看到员工的信.

至于外寄信件部份, 您可以选择完整备份伺服器寄出信件或针对帐号做寄件备份两种模式, 方法如下:

完整备份伺服器寄出信件:

(1) 先建立一个新帐号 backupout, 再到 [伺服器设定]-[Log设定]-[备份外寄信件] 设定将外寄信件备份到 backupout.

(2) 准备一台机器将其 outlook 设定好 backupout 帐号并让它自动收此帐号的信, 并为 boss, manager1, manager2, employee1, employee2, employee3, employee4 建立子目录及相关邮件规则(关键字为帐号名)将各帐号寄出的信都在收到 outlook 后移到相对应的目录存放以供未来稽核及搜寻之用.

针对帐号做寄件备份:

(1) 在帐号 employee1, employee2 的寄件备份设定为 backup4manager1

(2) 在帐号 employee3, employee4 的寄件备份设定为 backup4manager2

(3) 在帐号 manager1m manager2 的寄件备份设定为 backup4boss

这样一来, 员工1, 2 寄信会一样备到 backup4manager1 去; 员工 3, 4 寄信会备到 backup4manager2 去; 而经理1, 2 寄信则会备到 backup4boss 去.

 

如此一来, 信件内送及外寄就已有相对应帐号会将信备存下来, 达到企业内部信件管控的目标.

 

 

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最近更新日期: 2010/3/24

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